メールによるコミュニケーションの注意点とは!

コミュニケーション

メールは相手とのコミュニケーションの一つで、お仕事や社内メールにてやり取りをする機会も多いのではないでしょうか。お仕事などでメールによるコミュニケーションをやり取りするときの注意点や電話との違いについて紹介します。

■メールの注意点

◎簡単に、分かりやすく伝える
いろいろなものをたくさん詰め込むと内容が何を伝えたいのか、わからなくなったりします。要点を簡潔にするとよいです。

◎誤解があるときは電話や直接会い話し合う
メールではちょっとした誤解で相手を不愉快な思いや勘違いをさせてしまうこともあります。誤解があるならばメールを使わずに直接やり取りしたほうが誤解は解けます。

◎緊急の用件のときは電話確認も同時にする。
大事な要件や緊急のものは電話連絡もするとメールを確認してなかったなどの伝え忘れが防げます。

メールという顔が見えないものだからこそ、正確に状況や表現する言葉を選んで、誤解されないようにしていきたいです。

■電話やメールによるコミュニケーション

◎電話によるメリットやデメリット
・相手が電話を受取れば伝えたいことがすぐに伝えられる。
・手軽に話し合うことができる。
・コストはメールに比べると高め。
・電話をかけたやり取りは残るかもしれないが、内容は残らない。
・一度に連絡ができるのは基本的に一人。
・時間を合わせないと連絡が取れない。

◎メールによるメリットやデメリット
・相手がメールを読まないと伝わったのか伝わってないのか、わからない。
・送った内容は訂正ができない。
・コストは電話より安い。
・伝えたい内容が記録されて残り、相手も内容を読めばよいのでメモなどを取る必要がない。
・一度に複数人へ連絡ができる。
・時間を相手に合わせなくてもよい。

電話やメールによるコミュニケーションは用途によって使い分けることがよいでしょう。電話とメールのやり取りが異なるのは、電話では即座に反応することや言葉の強弱や話し方で感情が伝わるのに対し、メールでは感情が伝わりにくいことです。

メールを送信するときはもう一度メールの内容で誤字や脱字、宛先を確認して送信します。メールで返信の必要がある場合はできるだけ早くしましょう。返信がないとメール送信者が不安になるからです。返信に時間がかかるようであれば、改めて返信するという手短なメールを送るのもありです。

■まとめ

メールによるコミュニケーションは相手の立場の気持ちになって実行することが大切です。メールを受け取った内容をどう感じるかを意識して、互いに気持ちよい連絡のやり取りができるように心がけたいですね。

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