ビジネスで求められるメールコミュニケーションのポイント

コミュニケーション

現代社会では、ビジネスの際にメールを使ったコミュニケーションを求められる場面が多々あります。文字ベースのコミュニケーションを進めていく上で、電話や会話とは違った部分と、行う際の注意点のポイントをおさえていきましょう。

■ポイント1:タイトル(件名)には『要件・名前・Reは残す』

ビジネスメールは一般に定型文があります。例えると、『お礼したい場合には・・のお礼』『謝罪をする時には・・のお詫び』となり、これに名前を加えて記載する様にしましょう。 
また、件名に「先日の事柄」をつい記載しがちですが、かえって混乱を相手に与える場合があります。基本的にタイトルへは要件と名前を記載するだけで、大体の内容を予想する事が出来ますし、そのくらいシンプルな方が望ましいです。

■ポイント2:メールの順番は「宛先・挨拶・内容・締め・署名」で

◎宛先
本文はまず宛先から書きます。その際、企業名→部署名→役職名→氏名の順番で書きます。更に企業名は法人格である(株)を、省略して書かずに株式会社と正式名称で記しましょう。その際に法人格の株式会社が、会社名の前後のどちらにつくかという問題もあるので、注意をして宛先を書きましょう。

◎挨拶
「お世話になっております」が基本的な書き出しですが、メールが初めての送信の場合は「初めまして。突然のメールで失礼致します。」を最初に加えます。その次に自身の名前を書きますが、その際、現職の名前は入れず、名前だけでも良いでしょう。

◎内容
心掛ける事はシンプルに丁寧で謙虚な言い回しです。段落分け・改行などを上手に使って、文字化けしそうな記号・かお文字・半角カタカナは避ける様にしましょう。

◎締め
「ご多忙の中恐れ入りますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。」など、忙しい中で、メールを読んで頂いた感謝の気持ちをキチンと記しましょう。

◎署名
個人情報とメールアドレスを加え記入します。メールアドレスは仕事で利用しているメールアドレスを載せ、本文と区切りの分かりやすい単純な線を入れると、見やすくなり良いでしょう。

■メールコミュニケーションのメリット、デメリットもおさえておく

◎メリット
・電話をかけるよりもコストが安い。
・伝える内容を一度に複数の相手へ送信をする事が可能。
・相手の時間を一方的に奪うことがない。
・送った内容が記録として残る。

◎デメリット
・1度送信した後だと、間違いに気づいても、修正する事が出来なくなる。
・相手がメールを開いて読むまで、キチンと伝わったかどうかの把握が出来ない。
・重要な内容であればあるほど、表現力・伝導力がないと伝わりづらい。
・誤字・脱字・宛先で、キチンと確認してから送らないと、トラブルが起る。

文字ベースのコミュニケーションは、対面で行う直接的なコミュニケーションに比べ、細かい情報のニュアンスを伝えることが難しいため、わかりやすく丁寧な言葉で表記し、極力誤解を与えないように気を配る必要があります。

また、メールをこちらから返す必要がある時は、なるべく早く返すことも心がけましょう。時間が掛かっての返信となる場合には、事前に遅れるという旨の短めのメールを相手へ送っておくことをオススメします。

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