新卒の就活必見!! 応募メールのやり取り

新卒就活ガイド

就活において応募の方法が直接受け取る方法や郵送などが、まだまだ主流ですが、メールでの応募方法も存在します。スマホやパソコンを小さいころから使い慣れている世代においては、メールなどのやり取りは得意なのではないでしょうか。しかし、使い慣れているとはいえ、礼儀やマナーには注意したいものです。今回は、新卒の就活生が気を付けたい応募メールのやり取りについて紹介しましょう。

応募メールのやり取り

大学生が敬語やビジネスマナーを意識する機会は、少ないはずです。だからといって、友達とやり取りするようなメールのスタイルでは、会社側にいい印象を与えることができません。就活のルールに乗っ取って、基本的なやり取りと失礼のない文言に注意すべきなのです。たかがメールとあなどってしまうと、他の就活生に後れを取る事になってしまいます。

件名は要点を簡潔に

会社の人事担当者は、1日に何件ものメールをチェックしなければなりません。中には事業に関係のないメールも送られてきます。単なる挨拶のやり取りである場合もあります。

そのため人事担当者が、わかりやすいような件名でなければならないのです。会社のホームページによっては、メールの書き方や様式を指定する場合があるかも知れません。そのような場合には、会社の指示に従う事が大事です。

挨拶は基本です

人と初めて対面するのと同じように、挨拶を一言添える気の使い方が、あなたに対する印象に影響してきます。メールのやり取りは、タッチ操作のミスによって間違った相手に送信してしまう事はよくある事です。企業名や部署と担当者の宛名は、必ず記載しましょう。応募する担当者の名前を知らない事や間違った名前を書く事は、相手の気持ちを概してしまいます。送信した後も確認作業は大事です。

内容はわかりやすく手短に

関係のない事や必要ない話は書かないようにして、わかりやすく丁寧に簡単に理解できる事を心がけましょう。ここでは、自分の売り込みやアピールは、かえって邪魔になってしまいます。

最後も大事です

メールのやり取りとはいえ、終わり方にも配慮が必要です。終わりの挨拶も重要なのです。締めの挨拶を終えて、自分の署名を残すまでが、基本となるルールなのです。

注意すべき事

誤字や脱字はもっての他です。これは、メールをする以前の問題です。メールを作成したら2度3度と確認してから送信する必要があります。たった1つの誤字や誤変換は、相手を混乱させるばかりでなく時間の浪費にもつながります。せっかく応募するのだから、やれる事は実行し、やるべきでない事は自重して、「わかりやすく」「丁寧に」「簡単に」「きれいに」作成する事が望ましいのです。

具体例による応募メールの作成

【①応募によるメールの場合】

件名:面接の応募について

〇〇株式会社 人事部 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、貴社の求人を拝見し、ご連絡致しました。

書類選考又は、面接の機会を頂けると幸いです。
お手数ではございますが、ご返信をお待ちしております。

お忙しいところ恐縮でございますが、何卒宜しくお願い致します。
         
===「署名欄」=====
氏名
Mail:〇〇@XXX.JP
電話番号:123-1234-5678
住所:東京都〇〇区0丁目00番地0号XXアパート101号室

【②質問がある場合の書き方】
募集要項で不明な場合には、応募メールと同時に質問しましょう。

件名:面接の応募について

〇〇株式会社 人事部 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、貴社の求人を拝見し、ご連絡致しました。

書類選考又は、面接の機会を頂けると幸いです。

===「質問や問い合わせ」=====
また、こちらからご連絡をしているところ
大変恐縮ですが、1点質問がございます。

募集要項では〇〇と記載されていますが、
△△という事でよろしかったでしょうか?
お手数ではございますが、ご返信をお待ちしております。

お忙しいところ恐縮でございますが、何卒宜しくお願い致します。
         
===「署名欄」=====
Mail:〇〇@XXX.JP
電話番号:123-1234-5678
住所:東京都〇〇区0丁目00番地0号XXアパート101号室

【③履歴書を添付する場合】

===「先の内容の中に追加する文面」=====

履歴書のデータを添付していますので、ご確認頂き、面接の機会を頂けますと幸いです。
また、データにはパスワードが設定しており、後ほどメール致しますので、それらもご確認ください。

お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い致します。

===署名欄===

注意すべき書き方

メールの内容は、改行や空白を用いて読みやすくしましょう。また、添付書類の送付には、必ずパスワードは別に送付するのが、セキュリティでの通例となっています。別々に送付しましょう。

まとめ

就活や応募のメールには、暗黙のルールを守る事やマナーが必要です。応募規格によっては、メールの様式を指定する場合もありますので、しっかりと対応しましょう。また、メールでのアピールはしない方が良いです。面接の時の発言や態度に備えるべきなので、その前の段階であるメールの内容を基本に沿って作成する事が重要なのです。

これから就活に挑む学生の皆さんへ、当方でも新たな人材を求めております。興味のある方は、株式会社エントリーまでご連絡お待ちしております。