新卒で総務に配属されたら~知っておきたい仕事の内容!~

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総務の仕事ってどんな内容か?といっても、いろいろな業務があり会社の重要な部分を占める仕事から雑用のような細かい仕事までさまざまです。今回は、総務に配属が決まった新卒の人に総務の仕事の内容などを紹介したいと思います。

総務ってどんな仕事?

総務の業務は多岐にわたっています。会社の規模にもよりますが、大企業を例にとって下記に紹介しましょう。
〇文章作成や管理
〇庶務業務、福利厚生に関すること
〇備品や消耗品などの管理など
〇社内の保安や防災業務
〇情報セキュリティーに関すること
〇受付業務、社員の健康診断や管理に関すること
〇安全衛生管理に関すること
〇社内外の慶弔業務に関すること
〇秘書の役割、会社のイベント
〇行事の企画、運営
〇契約、契約書管理
〇株主総会、取締役会に関すること
〇株式管理やIRの実施
〇社内や社外への広報活動
〇ホームページの管理業務
〇官公庁その他、地域との渉外業務
〇社内、社外の環境対策の実施
〇リスクマネジメント
〇業務委託管理

総務の業務に必要なこと

〇コミュニケーション能力
総務の仕事は、社内の各部署と連絡をとることが多くまた社内外からの連絡や電話対応・来客の対応などをおこなうことが多々あります。特に社外の電話対応や交渉では、企業の窓口となるため高いコミュニケーション能力が求められます。

〇協調性
総務は、各部署と連絡・連携をとることが多いため、社内でのチームプレイができることが重要となります。

〇いろいろな業務を並行しておこなう能力
総務の仕事の内容は、多岐にわたり、業務をおこないながら他の急な業務がはいると、それを優先しなければいけないことも珍しくありません。総務には、仕事をうまく段取りしながら並行しておこなうバランス、柔軟性なども求められます。

〇企業の守秘義務を守る
総務は、さまざまな会社の重要機密情報文章などを取り扱い・管理をしていますので、業務上知り得た情報は、社外に漏れないようにしなければいけません。

◎パソコンのスキルと事務処理能力
総務の業務は、広報誌・文章作成・管理などのパソコンでの作業が多くあり、仕事を効率よくおこなうためのスピードや大事な文章作成・契約書作成では正確さが求められます。
エクセルやワード・パワーポイントなどのスキルも重要です。企業によっては、社内のネットワーク管理を受け持つこともありますのでパソコンのネットワークの知識も求められることもあります。

まとめ

総務の仕事は、一見して「事務処理屋」「何でも屋」「雑用係」思われがちですが、しかし総務は、企業にとって、なくてはならない重要な部署といえます。企業を運営し、そして成長していくうえでとても重要な役割を担っています。新卒で総務に配属されたあなたも、その重要な役割の一員になれるという誇りをもって、業務にあたるとよいでしょう。

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