新卒採用の活動と提出文書に添える挨拶状のマナー

新卒就活ガイド

 就職活動をする間に、エントリーシートや履歴書、自己PRなどといった様々な提出書類を作成します。すべては、新卒採用をゲットするため。緊張しながら、納得のいく書類を完成させるために神経を使うことでしょう。 
 ただ、求められた書類や文書を提出するだけでは、企業担当者の目に留まる機会をロスするかもしれません。提出書類には一筆、挨拶状を添えましょう。新卒者と言えど、社会人としてのマナーを心得ているアピールにもなります。

〇礼状に気持ちを添えてマナーをアピール

 社会人になると、社内外の人や取引先と、文書やメールでやり取りをすることが増えます。これまで、かしこまった文章を書いたことが無い人は、「手紙の書き方にマナーなんてあるの?」と思うかもしれませんね。
 文書のやり取りは、ビジネスでやり取りをする相手に対して、礼を尽くし、失礼が無いようにふるまうための重要なツールです。そこで、企業訪問の申し込みや資料の取り寄せ、OB・OG訪問の希望や感謝の気持ちを礼状に添えましょう。電話や面接と違って、時間をかけて丁寧かつ正確に文章で伝えることができるので、思いの行き違いがなく、感謝やお願いの気持ちをスマートに伝えられます。手紙を書く時のマナーを心得ているアピールにもなります。

〇お礼状や手紙を書く際のマナー

 新卒者が企業担当者に向けて送る手紙には、企業採用に関わる情報を得るための依頼文、または相手の好意やアクションに対するお礼状、そして履歴書や自己PRに添える挨拶状があります。
 新卒者とはいえ、添えた手紙を見る相手は社会人なので、ビジネスマナーに沿った文章を送ることを忘れてはいけません。手紙の書き方を知っておくと、就職した後にも非常に役立つので、苦手意識がある人や、かしこまった手紙を書いたことが無い人は是非トライしてみましょう。

●お礼状や挨拶文は簡潔に

 新卒採用を得たいという気持ちを文章にしたためると、内容が重く長くなってしまいます。礼状や挨拶文を読む相手のことを考えて、敬語や誤字脱字に注意しながら簡潔に要件をまとめるように心がけます。一度作成した文は必ず読み直して誤りがないかを確認します。

●冒頭語に始まり結語で終える三段構成の礼状

 ビジネスシーンでは、拝啓・敬具が一般的。謹啓・謹白はさらに丁寧な文書で使用します。ただ、就職活動をする来期新卒者は、そこまでかしこまった冒頭でなくても(前略・草々で)良いでしょう。
 前文で、冒頭後に続いて時候の挨拶をし、相手の様子をたずねる文(貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。など)と、お礼・お詫びを続けます。
 次に、OB訪問の希望や企業採用試験の応募といった依頼文、または訪問後のお礼などを本文に記します。
 最後に、日付と学校・学部名、名前、住所、電話番号の署名と、最終行に宛名(礼状を送る企業名と担当課)を書きます。文書状を横書きする場合は、文頭右よせで問題ありません。