新卒で総務の仕事をするにあたって

新卒就活ガイド

新社会人になって、初めて仕事をするのはとても責任感がありますよね。どの部署に配属されるのかによって責任の重みが違うかと思いますが、今回は新卒で総務の部署に配属された場合の仕事内容などについてみていきましょう。

■総務の仕事って何をするの?

総務の仕事とは、企業全体に関わる事務を処理する仕事となります。特定の部署に振り分けられないような仕事が総務に回ってくるため、総務の仕事内容はさまざまです。業務内容はいろいろありますが、例として以下のような仕事内容が挙げられます。

◎人事業務
人事部がない会社では、入社、退社の手続きや募集、採用、OJTや(=On-the-Job Training)Off−JT(=Off The Job Training)などの社員教育、労働時間の管理や採用業務、労務管理、勤怠管理などを兼務することもあります。
例)社員の入社、退社に関する手続き

◎経理業務
経理が人手不足のときは、給与計算や年末調整業務のサポートをしたり、株式管理を任されることもあります。
例)給与計算、経費精算

◎物品調達・管理
物品管理に関わる業務では、文房具やコピー用紙などの消耗品の管理、コピー機のメンテナンスの依頼、パソコン・携帯電話など貸与品の管理、名刺の発注など、社内の様々な物品管理や調達などを総務担当者が行います。
例)備品の購入、管理、オフィスの管理

◎その他
・来客対応、電話対応
・福利厚生制度の整備
・社内イベントの企画、運営
・防災防犯対策
・安全衛生管理
・社内資料の作成、管理
・労務管理
・社内制度の企画、運営 など

■総務に求められるスキルって何?

総務の仕事では、多くの部署から問い合わせに対応することが求められます。そのため、スムーズなやり取りを行うために「円滑なコミュニケーション能力」が求められるのです。もちろん、多種多様な業務に携わることのできる柔軟性も必要だと言えるでしょう。

また、来客対応もありますので、お客様に好印象を与えるような気遣い、ビジネスマナーを身に付けていることも大切でしょう。

■総務をするのに所持していた方が良い資格

新卒であらゆる資格を持つためには、かなり頑張らないといけないのは事実ですが、一つあるだけでもその頑張りが評価され、採用に繋がる可能性が高まります。

◎社会保険労務士
人事部を兼務する場合は、給料の計算や社会保険、雇用保険などの知識が必要とされることもあります。社会保険労務士の資格を取得していれば、労働問題や労働基準法に詳しくなれます。

◎FP技能検定
経理に必須の資格といえば「簿記」。しかし、それだけではなく、「FP技能検定」を取得すれば、会社の財務や従業員の確定拠出年金の相談に対応できるようになります。総務が経理業務まで担当する会社だと活躍が期待できますね。

◎衛生管理者
従業員の労働条件、労働環境の衛生的改善や管理などが職務となる衛生管理者。常時従業員が50人以上働く会社では衛生管理者の選任が必要とされています。総務担当者が是非とも取得しておきたい資格の1つです。

◎メンタルヘルス・マネジメント検定
メンタルヘルス・マネジメント検定に合格すると、うつ病やストレスなどの従業員の健康管理に気を配れるようになれるでしょう。社員の精神的な部分の健康管理は、単純な体調管理とは違い、なかなかコントロールが難しいものですが、どの企業でも意識しなくてはいけないこととなります。

◎ITパスポート
日常業務で基礎となる、ITに関する知識が必要とされるITパスポートは、経済産業省認定の国家資格です。総務はもちろんのこと事務職などさまざまな職種でも重宝されるでしょう。

■まとめ

いかがでしたでしょうか? 総務部の仕事は大変かと思いますが、仕事をすることによってコミュニケーション能力や、ビジネスマナー、経理など多くの能力を身に付けることができます。

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