入社時に提出しなければならない書類

新卒就活ガイド

内定が決まった時点で、その会社に提出する書類を準備しましょう。会社は従業員を雇った場合、従業員の保険の加入だったり、社会保険完備の会社なら社会保険料や所得税、または住民税を給与からの差し引きなどいろいろな手続きがあります。そのために、こういう書類が必要になるのです。

■ほとんどの会社で必要となる書類とは?

◎住民票記載事項証明書

本人の住所の確認が必要となってきます。距離で測る通勤手当や住民税の源泉徴収の支払先を知っておく必要があります。会社のルールによって変わってきますが、3~6ヶ月の間に発行されたものを会社に渡すことが良いとされています。住民票の内容に関しては、住民票を取るときに役所の人に「会社に提出する書類です」と一言いうと対応してくれます。

◎雇用保険被保険者証

新卒者など今まで雇用保険に加入したことがない人は、雇用保険被保険者証がないので新しく加入できるように会社が手続きしてくれます。

◎年金手帳

各種年金や社会保険に加入するために必要になります。尚、新卒でも学生結婚され、配偶者を扶養する必要がある場合は、本人の年金手帳と配偶者の年金手帳も必要になってきます。尚、年金手帳提出後、会社にて年金手等を保管してくれる場合もありますが、基本的には個人で保管・管理する必要があるものです。

◎給与所得者の扶養控除等の申告書

毎月の給料から差し引きされる所得税は、被保険者だけの場合や配偶者や扶養する相手が入る場合など人数や状況によって変わってきます。正確な状況を把握して所得税を正しく算出するため会社が直接採用したアルバイトやパートを含んだ社員は、扶養に入れている家族がいるいない関係なく必ず提出してもらいます。

◎健康診断書

会社は労働安全衛生法により入社する人に健康診断を受診してもらって、健康診断書を提出してもらう義務があります。健康診断書は入社してできるだけ早めに提出してくれた方が会社側も助かります。それが少し難しいようでしたら、遅くても3ヵ月以内に提出してください。また同時に診断日に関しても3ヵ月以内となります。健康診断を実地してくれる会社も中にはあるので、しっかりと確認しておくことも大事です。

また会社によって健康診断書の内容も変わってきます。しっかり診断されることを把握してそれらが診断可能な病院へ行きましょう。また、提出する書類も会社によっては違ってくるので前もって聞いておきましょう。

◎マイナンバー通知書

給与所得の管理等に利用されるマイナンバーも提出する必要があります。基本的には個人を特定できる情報となるため、通知書やマイナンバーカード提出ではなく、マイナンバーの通達という形になるはずです。マイナンバーを預かる会社は、情報の保管と漏洩防止の義務が発生しますので、基本的にマイナンバー通知書やマイナンバーカードを預けることはありませんので、ご注意ください。

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