新卒 ~メールの書き方~

新卒就活ガイド

最近は、伝達手段というとLINEが主流ですが、会社に勤めるとなるとメールは必須となります。また、就職活動でもメールが必要な場合もありますが、皆さんビジネスメールは書けますでしょうか?

■メールで不採用になるパターンも!?

WEB選考や書類選考をクリアしていざ面接!基本は電話でやり取りをするのですが、面接担当者と直接メールで日程調整をすることも多くあります。そのとき、読みにくいメールを送ってくる応募者は採用担当者も採用していいのか不安になりますよね?それでは、ビジネスメールの書き方を説明していきます。

■ビジネスメールの書き方

◎件名は「要件、名前、Re:残し」
ビジネスメールでは、〇〇の時には△△の件名を使うと決まっています。例えば、お礼をしたいときには、件名に「〇〇のお礼」謝罪をするときには「〇〇のお詫び」を使います。それに、名前を記載しましょう。こういった定型文がパッと思い浮かぶようになれば、社会人になってからも役立ちます。

件名に、「先日はありがとうございました」と記載したくなりますが、間違ってもこれを記載するのはやめましょう。パッとメールを見たときに、誰?何?となるからです。件名に要件と名前が書いてあれば、大体の内容の予想が付くはずです。

担当者は、業務で忙しくしているため、ものすごいスピードで件名だけを見て必要なのか不要なのか判断します。ですから、無駄な件名(内容がわからないような)を入れてしまうと読んでもらえない可能性があります。

先方からのメールに返信する際はRe:の扱いに戸惑うこともありますが、Re:は付けたままが正解です。なんの要件なのかわかるからです。件名が隠れるくらいRe:が続いてきたら1~2個残して残りは削除しましょう。その際、件名を変えてしまうと、何の要件だったかわかりづらくなりますので、要件は変えずに返信しましょう。

◎本文は「宛先、挨拶、内容、締め、署名」
本文は宛先、挨拶、内容、締め、署名の順で構成します。一つずつ見ていきましょう。

・宛先
メールの本文は宛先から書きます。宛先は、企業名→部署名→役職名→氏名の順番で書きます。企業名は企業の法人格を(株)と略して書かずに株式会社と正式名称で記載しましょう。法人格の名前は前につく場合と後ろにつく場合があるため、注意しましょう。

・挨拶
書き出しは、「お世話になっております」が基本となりますが、初めての場合は、「初めまして。突然のメールにて失礼いたします。」と記載します。
ときどき、「拝啓、早春の候~」など時候の挨拶を入れる方もいますが、手紙とは違いビジネスメールですので、ビジネスメールの場合は時候の挨拶は不要です。

その後に自信の名前を名乗りましょう。働きながら就職活動をしている人も現職の名前は名乗らずに自身の名前で結構です。選考の段階に応じて「貴社中途採用に応募しています〇〇(氏名)です」「〇日に一次面接してきました〇〇(氏名)です」としても良いでしょう。

・内容
改行や段落分けをうまく利用し、分かりやすく謙虚な言い回しを心がけましょう。
※半角カタカナ、記号、顔文字はNG!環境依存文字のため文字化けする可能性があります。

・締め
「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申しあげます」など、相手が忙しい中、メールを読んでくれたことへの感謝の気持ちを記載しましょう。

・署名
名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。こちらも現職の名前は必要ありません。本文との区切りがわかるように、「-」や「=」でシンプルな線を作ると見やすいです。

また、メールアドレスはGmailなどのPCアドレスを記載しましょう。

※なお、先方からのメールに返信するときは、過去のメールの内容が残ると思いますが残したままでOKです。

■まとめ

就職活動をしていて最近ではメールで応募するパターンも多くあります。ビジネスメールのマナーはしっかりと覚えておきましょう。

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