新卒者の皆さん、ビジネスメールって知ってる!?

新卒就活ガイド

最近の学生さんは、携帯やスマホが普及しだして、メールも慣れているのではないでしょうか?しかし、メールに慣れていても、それは友人同士のメールのやり取り方法になります。ビジネスメールの書き方はできていますか?今回は、新卒のメールのやり方についてみていきましょう。

■メールで不採用!?
WEB選考や書類選考を突破し、いよいよ面接・・・という段階になると、面接の日程調整について、応募企業の採用担当者と直接メールのやり取りを行うパターンも多くあります。

採用担当者と初めて関わりを持つともいえるメールのやり取りは、あなた自身の印象に影響するものでもあります。採用担当者は、タイミングよく返信があり、内容もよくわかるメールを送信してくる応募者には、即戦力があると思われます。しかしその反面、返信が遅いときや、読みにくいメールを送ってくる応募者には採用して大丈夫かな・・・と不安を抱いてしまいます。

■ビジネスメールの書き方
ここでは、ビジネスメールを書く上での基本的な書き方について紹介します。

◎メールを見たらすぐに返信
1番重要なのは返信のタイミングです。早く返信をしてマイナスイメージを持つ人はいません。遅くても24時間以内には返信しましょう。もし、日程調整などが必要となりすぐに返信ができない時には、「ご連絡ありがとうございます。〇日までにはご返信します。」などと取り急ぎの返信メールを入れるようにしましょう。

◎件名は「用件・名前・Re残し」
件名に、「ご連絡ありがとうございます」などとお礼や挨拶を入れる人もいますが、用件がわかりにくくなるため、ここには不要です。
では、何を書けばよいのかというと「用件」「名前」にして、返信する際は「Reを付けたまま」にします。
返信で「Re:」の数が続いてきて件名が見えなくなってきたなら、1~2個残して削除するのが好ましいです。

◎本文は「宛先・挨拶・内容・締め・署名」
内容については、宛先、挨拶、内容、締め、署名を必ず入力するようにしましょう。例文を紹介します。

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(苗字 名前)と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記の日時に伺えたらと思っております。

●月●日(●)●時~●時

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

=====================================
苗字 名前
〒000ー0000
〇〇県〇〇市〇〇0ー0ー0(自宅住所)
電話:090ー0000ー0000 
メールアドレス:myoji_namae@××××.ne.jp
=====================================

■ビジネスメールマナーQ&A
就活生が疑問に思っているビジネスメールのマナーについて説明していきたいと思います。

Q:企業から送られるメールを見落とすことのないようにする方法はありますか?
A:メールソフトのフィルタ機能を活用すると解決できます。

Q:メールアドレスについて気をつるべきことはありますか?
A:以下のようなメールアドレスでなければ大丈夫です。
◎顔文字などが入っているもの
◎公序良俗に反する文字が入っているもの
◎誕生日など個人情報が入っているもの
◎交際相手の名前などが入っており、本人のメールアドレスなのか疑われるもの

■学生がよく間違える敬語一覧
以下に紹介する敬語は学生がよく間違えやすい敬語です。気をつけて使用しましょう。
NG:参考になりました
OK:勉強になりました

NG:おわかりいただけたでしょうか
OK:ご理解いただけましたでしょうか

NG:部長様
OK:部長の〇〇様

NG:おっしゃられる通り
OK:おっしゃる通り

NG:~で結構でしょうか?
OK:~でよろしいでしょうか?

NG:大丈夫です
OK:可能でございます

■まとめ
新社会人の皆さん、メール慣れをしていてもなかなかビジネスメールは送り方がわからない・・・という方は多いはずです。敬語もしっかりと勉強したうえで就職活動を頑張りましょう。

これから就職を挑む方は、当方でも新たな人材を求めております。興味のある方は株式会社エントリーまでご連絡をお待ちしております。